ฟรีแลนซ์ต้องออกเอกสารอะไรบ้าง
งานหนึ่งชิ้นมักมีเอกสาร 3 ใบตามลำดับ คือ ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ และใบเสร็จรับเงิน และถ้าลูกค้าหักภาษี ณ ที่จ่าย คุณควรได้หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายกลับมาด้วย
ลำดับเอกสารของงานหนึ่งชิ้น
- ใบเสนอราคา ส่งก่อนเริ่มงาน เพื่อตกลงขอบเขตงานและราคา
- ใบแจ้งหนี้ ส่งเมื่อถึงเวลาเก็บเงิน เช่น หลังส่งงาน หรือตอนเก็บมัดจำ
- ใบเสร็จรับเงิน ออกหลังได้รับเงินแล้ว
- หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ถ้าลูกค้าหักภาษีไว้ ลูกค้าเป็นผู้ออกให้คุณ
ต้องออกครบทุกใบไหม
ขึ้นกับลูกค้า บริษัทส่วนใหญ่ต้องใช้เอกสารครบเพื่อทำบัญชี และอาจไม่จ่ายเงินจนกว่าจะได้ใบแจ้งหนี้ ส่วนลูกค้าบุคคลทั่วไปอาจต้องการแค่ใบเสร็จรับเงิน แต่การมีใบเสนอราคาไว้ก่อนช่วยลดเรื่องเข้าใจไม่ตรงกันได้มาก
ถ้าเก็บมัดจำ ลำดับจะเป็นแบบนี้
- ใบเสนอราคา
- ใบแจ้งหนี้มัดจำ
- ใบเสร็จรับเงินมัดจำ
- ใบแจ้งหนี้ยอดคงเหลือ (หักมัดจำแล้ว)
- ใบเสร็จรับเงินยอดคงเหลือ
อ่านวิธีตั้งเงื่อนไขมัดจำใน เก็บมัดจำยังไงให้ไม่เสียงาน
แล้วใบกำกับภาษีล่ะ
ต้องออกเฉพาะผู้ที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว ผู้ประกอบการที่มีรายรับเกิน 1.8 ล้านบาทต่อปีมีหน้าที่ต้องจดทะเบียน ฟรีแลนซ์ส่วนใหญ่ที่รายรับไม่ถึงเกณฑ์นี้จึงออกแค่ใบเสร็จรับเงิน อ่านต่อใน ใบเสร็จกับใบกำกับภาษีต่างกันยังไง
เคล็ดลับเล็กๆ
- ตั้งเลขที่เอกสารให้เรียงต่อกัน เช่น QT-2569-0001 ช่วยให้หาเอกสารย้อนหลังง่าย
- บันทึก PDF ทุกใบเก็บไว้ในโฟลเดอร์ของลูกค้าแต่ละราย
- อ้างอิงเลขเอกสารก่อนหน้าเสมอ เช่น ใบแจ้งหนี้อ้างอิงเลขใบเสนอราคา
พร้อมลองทำเลยไหม ใช้ฟรี ไม่ต้องสมัคร
เริ่มจากใบเสนอราคาข้อมูลในหน้านี้เป็นความรู้ทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำทางภาษีหรือกฎหมาย กฎเกณฑ์อาจเปลี่ยนแปลงได้ ควรตรวจสอบกับกรมสรรพากรหรือนักบัญชีก่อนตัดสินใจ