PO คืออะไร ลูกค้าส่งใบสั่งซื้อมาแล้วต้องทำอะไรต่อ

PO ย่อมาจาก Purchase Order แปลว่าใบสั่งซื้อ ถ้าเป็นงานบริการ บางบริษัทเรียกว่าใบสั่งจ้าง เป็นเอกสารที่ฝั่งลูกค้าออก เพื่อยืนยันว่าตกลงซื้อหรือจ้างงานตามรายการและราคาที่ระบุ มักออกหลังจากลูกค้าอนุมัติใบเสนอราคาของคุณแล้ว

PO อยู่ตรงไหนในลำดับเอกสาร

1. ใบเสนอราคา คุณส่งให้ลูกค้า แจ้งงานและราคา
2. ใบสั่งซื้อ (PO) ลูกค้าออกให้คุณ ยืนยันว่าตกลงจ้าง
3. ส่งงานหรือส่งของ
4. ใบแจ้งหนี้ / ใบวางบิล คุณส่งให้ลูกค้า อ้างอิงเลขที่ PO
5. ใบเสร็จรับเงิน คุณออกให้หลังได้รับเงิน

ใบ PO มีข้อมูลอะไรบ้าง

• เลขที่ PO และวันที่ออก
• ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ซื้อ (ลูกค้า) และผู้ขาย (คุณ)
• รายการสินค้าหรืองาน จำนวน ราคาต่อหน่วย และยอดรวม
• กำหนดส่งงานหรือส่งของ และสถานที่ส่ง
• เงื่อนไขการชำระเงิน เช่น เครดิต 30 วัน และอัตราหัก ณ ที่จ่าย
• ลายมือชื่อผู้อนุมัติฝั่งลูกค้า

PO กับใบเสนอราคาต่างกันยังไง

ได้ PO แล้วต้องทำอะไร

1. ตรวจให้ตรงกับใบเสนอราคา ทั้งรายการ จำนวน ราคา ภาษี และเงื่อนไขชำระ ถ้าไม่ตรง แจ้งลูกค้าแก้ก่อนเริ่มงาน
2. จดเลขที่ PO ไว้ หลายบริษัทจ่ายเงินไม่ได้ถ้าใบแจ้งหนี้ไม่มีเลข PO
3. ออกใบแจ้งหนี้อ้างอิง PO ใส่เลข PO ในช่อง “อ้างอิง” ของใบแจ้งหนี้ ฝ่ายบัญชีของลูกค้าจะจับคู่เอกสารได้ทันที
4. เก็บ PO ไว้กับงานนั้น ใช้เป็นหลักฐานถ้ามีปัญหาเรื่องขอบเขตงานหรือยอดเงินภายหลัง

ลูกค้าไม่ออก PO ได้ไหม

ได้ ลูกค้าบุคคลธรรมดาหรือร้านเล็กมักไม่มี PO ให้ใช้ใบเสนอราคาที่ลูกค้าเซ็นอนุมัติ หรืออีเมลหรือแชทที่ลูกค้ายืนยันว่าตกลงตามใบเสนอราคาเลขที่นั้น เป็นหลักฐานแทนได้ ส่วนบริษัทใหญ่ที่มีระบบจัดซื้อ ควรขอ PO ก่อนเริ่มงานเสมอ

อ่านต่อ